如何更好地主持远程会议

COVID-19改变了很多人的工作方式。尽管高德纳在技术方面提供了很多很好的建议远程工作的挑战，我想提供一些不一样的东西:作为一个人，如何成功地在家工作。

碰巧的是，Gartner雇佣了2000多名专家，其中绝大多数人多年来一直在家工作。我自己已经在家工作20年了。如果你想知道的话，我不喜欢在隐居的修道院工作。我是一个高度合作的工作者，发现除非和别人一起工作，否则很难完成工作。这一切都可以在远程工作环境中实现。

下载框架:COVID-19时期的决策

在我的团队中，我们有几个世纪在家工作的经验。(出于对同事们的善意，我不会告诉你们有多少个世纪，但确实有很多。)

”并非所有的会议都是平等的。每种类型的会议都需要不同的方法”

几个世纪以来，我们学到了很多关于远程会议以及如何使会议有效的知识。并不是所有的会议都是平等的。每种类型的会议都需要不同的方法。例如，一个团队会议需要一种方法和一个完全不同的1:1方法。下面我们收集了一些最佳实践。

注意:不能一概而论

在我们开始之前，有一个重要的警告:每个人都是不同的。这听起来很明显，但这就是为什么它很重要。根据我们的经验，远程工作往往会加剧个人和文化差异。领导者需要认识到这一点。

”远程工作往往会暴露出已经存在问题的亲身实践”

让我用自己的经验来举几个例子:我的许多同事都有多个显示器;我讨厌拥有多个屏幕。有些同事喜欢站立式办公桌;我不喜欢。有些同事在条理分明的一天工作得很好。但我们中的一些人需要把它混合起来，因为常规会扰乱我们的创造性大脑。

所以，采纳下面的建议，并根据你和你的团队的需要进行个性化修改。在远程工作环境中，一种尺寸肯定不适用于所有情况。

远程会议101:考察企业文化

在远程环境中，会议是你的生命线，你的连接，你与团队其他成员的粘合剂。你不需要面对面的会议来建立社会凝聚力，只要你举办有趣的、不破坏灵魂的远程会议。

一个很好的经验法则是，如果面对面的会议很糟糕，那么远程会议的情况将会成倍恶化。这意味着，在远程工作环境中，您召开会议的方式对团队的生产力和凝聚力至关重要。

如果你在想，“是的，但这一直是真的，”你是对的。但如上所述，远程工作往往会暴露出已经存在问题的亲身实践。如果有一件事是你现在应该做的，那就是检查你的会议文化，以及你对好的样子的假设。

以下是我们团队关于如何远程开好会议的一些建议:

1. 考虑一下你是否需要开会。即使在现实生活中(IRL)，我也从未听到过一个客户哀叹:“我只希望有更多的会议。”事实几乎总是相反的——许多人发现小组会议，无论是远程的还是面对面的，都干扰了他们的实际工作，既无聊又无成效，而且数量太多。
2. 缩短会议时间，做好分散注意力的计划包括但不限于孩子、宠物、配偶或技术故障。
3. 考虑非常规的会议时长。把会议时间缩短到50分钟而不是1小时，或者20分钟而不是半小时。
4. 减少有十几个或更多与会者的会议。停止“邀请所有人以防万一”的心态，只邀请那些愿意完成特定任务的人，并利用会议时间完成一些事情。
5. 消除“赞赏问题”的会议大家聚在一起讨论问题，但不做任何有成效的事情。这看起来像是一个会议，你陈述问题，评论为什么这是一个问题，哀叹这是一个问题的事实，然后继续下一个问题。
6. 作为领导者，要认识到这样一个事实:在偏远的环境中，文化差异会显著加剧；例如，某种文化能忍受沉默多久。正如一位队友所说，“领导者需要具体的处理/培训/指导。特别是在大型跨国企业中，如果继续在家办公一段时间，领导者可能需要重新审视整个跨文化培训模式。”

不同类型的会议受到远程工作的不同影响。让我们看看这些。

团队会议

团队会议与一般的小组会议不同，因为当你不能依靠随意的谈话、共进午餐或饮水机交谈时，它们提供了团队凝聚力。

作为一个领导者，你在团队会议上的目标不仅仅是传达信息。你的工作是让团队会议尽可能有价值，这意味着让它们成为社会凝聚力的载体，以及做出艰难决定的地方，尤其是现在。

所以使用团队会议为了巩固关系，让人们交谈，并提供全方位沟通的空间，尤其是在危机时刻。但除此之外，作为一个团队，你们要决定不同意，讨论房间里的大象，做出艰难的决定，并在危机中继续前进。

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同时,准备好鼓励人们说话的方法。一个很好的经验法则是让团队会议各占一半，即会议领导人发言的时间不超过50%(在外部限制下，尽可能减少)，而剩下的50%留给团队成员进行合作、对话和讨论。

如果团队不习惯说出来，试着改变你的方法。例如，鼓励人们使用聊天功能来提问，或者轮流主持会议。使用幽默和非正式的方式让人们说话，但就像面对面的会议一样，不要强迫任何人说话或让任何人难堪。

其他改善团队会议的方法:

1. 考虑在你的团队会议中加入一些仪式或仪式这是一种开始或结束远程会议的有趣方式。例如，每个人都可以在会议开始时说他们每天都能从窗外看到什么。这种方法最适合地理分布分散的团队，其中一个人看着雪，另一个人看着棕榈树。任何一种轻松的方式开始会议都可以为你想要的交流和反馈定下基调。
2. 考虑到目前的世界状况，许多会议将以每个人的基本接触开始关于发生了什么。但要注意在某些地区可能产生的疲劳。去报到，确保所有人都没事。
3. 作为领导，你的工作就是确保每个人都得到倾听主导的声音不会盖过团队中内向的人。这就像面对面的会议，但这种情况可能会在远程工作渠道上加剧。
4. 不要忘记感激和动力这种鼓励应该一直来自管理者/同事，即使是小的成功行为。最近，高德纳(Gartner)的一个团队为了庆祝一项成就组织了一场虚拟派对，经理召集所有人参加一个电话会议，发给他们一张星巴克(Starbucks)的礼券，以获得他们最喜欢的饮料，并在会议中播放音乐，让每个人都能放松下来。
5. 根据你工作场所的文化，你可能需要设置一些关于视频的规则以及人们应该穿什么。

个人的会议

在这个危机时刻，员工的孤立是一个真正的担忧。确保你经常和每个团队成员开会。让他们来定节奏。有些人发现每两周打多次电话是侵入性的，也没有必要，而有些人则需要每周打多次电话。尤其是现在，你可能需要增加个人会议的节奏，以确保每个人都很好，并感到自己被包括在内。

避免像往常一样投入到工作中

工作可能不是在某个特定时刻占据员工精神的东西。更有可能的是，员工们在担心自己是否会失去房子或工作，或者年长的亲人是否会生病。不要像往常一样跳入工作中，而是要效仿高德纳(Gartner)一位同事的做法:首先询问他们的健康状况，然后是他们的家庭和一切进展如何，最后才询问他们的工作情况。

如果你分布在全球各地，不同的队友可能会经历不同的情况，一些人处于完全封锁状态，一些人正在摆脱封锁，还有一些人尚未直接感染COVID-19。

考虑到远程工作对新员工来说是最难的

他们不能依靠偶然的相遇或在自助餐厅吃午餐来巩固新的关系。要特别注意那些刚加入团队，突然开始远程工作的人。你可能需要与新员工进行更多的会议，或者主动安排他们与队友之间的会议。

远程工作可能很困难，大流行期间的远程工作有其自身的一系列需求。确保你的会议是包容的、有效的、运行良好的，以减少挫折，并在充满挑战的时期建立团队友谊。