在采购中开始RPA

Sarah是一家全球石油公司的采购主管，她有她需要的证据，证明RPA可以在采购/承包、采购和应付款项方面支付股息。她的团队确定了24个潜在用例，这些用例具有低、中和高水平的机会，而高机会的领域提供了30%到60%的自动化潜力。对于那些在采购领域尚未证明这一概念的人来说，第一步是弄清楚从哪里开始——以及从哪里开始。

“RPA应用程序解放了采购与业务伙伴关系”

一家大型金融服务公司正在创建一个可搜索、易于审计的合同存储库。该计划将把光学字符识别(OCR)技术与RPA技术结合起来——最初将8000份合同数字化，并将它们添加到合同生命周期管理系统中。采购部门随后计划对RPA技术进行概念验证，以加快审计和合同审查。

“RPA应用程序可以节省时间和金钱，”Gartner副总裁Gerald Stevens说。“此外，他们可以解放采购，与企业合作，与供应商合作和创新，暴露新出现的风险或提供其他增值活动。”

尽管数字化在整个组织中都有好处，但只有6%的商业领袖认识到数字化的潜力数字化举措在采购。

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RPA从共享服务中学到的教训

目前，采购部门在理解机器人解决方案如何帮助实现内部流程自动化方面还处于非常早期的阶段。事实上，只有8%的采购团队正在使用RPA, 73%的采购团队仍然没有采用RPA的计划。

换句话说，采购领导对想法感兴趣，但通常缺乏实施所需的专业知识和概念证明。

2019年1月，高德纳的研究发现，65%的共享服务中心, 49%的会计部门34%的税务部门处于RPA实施的早期阶段。

采购负责人可以——也应该——从其他职能部门的经验中吸取教训，以帮助推动机器人软件的使用。

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在采购中从哪里开始使用RPA

理论上，机器人技术可以用于任何有规则定义的过程或活动。大多数测试过RPA的采购主管从跨多个系统的冗余手工任务开始—通常是涉及到与IT系统交互的任务。基于早期RPA试点的一般建议包括:

• 从耗时、重复、低价值的过程开始。
• 考虑新流程如何适应更大的采购工作流。
• 确定训练机器人所需的数据类型。
• 使用概念证明来构建对采用机器人技术的支持。
• 设计一个有明确前期目标的短期实验计划，展示对采购的影响，以及该影响如何支持业务的优先级。
• 在短期内迅速失败，以防止在无效的解决方案上投入大量的资金和时间。

从高层次上讲，机器人软件与其他自动化形式的区别在于它的灵活性(不是专门为任何一个过程或活动设计的)，并且几乎可以教授任何基于规则的标准过程或活动。采购部门只需要挑选与IT系统进行模拟的人员交互。

史蒂文斯说:“关于RPA有大量的宣传，促使公司对它的潜在用途做出不切实际的假设。”“在评估活动和流程时，采购应将RPA与更实际、久经考验的替代方案一并考虑。”

找一个好的候选人

为了确定采购中机器人技术的优秀候选人，可以问以下问题:

1. 这种活动能否被映射为一个重复的过程，从而被编入机器人的程序中?
2. 如果活动需要人的判断，那么如何判断的规则是否可以定义为涵盖所有可能性?
3. 活动是否每次都从相同的位置提取(并放入)数据(例如，相同的字段名，字段在IT系统特定屏幕上的相同位置)?

符合上述标准的项目可以很好地提高准确性和效率。例如，RPA在共享服务中的一个显著用途是客户支付处理。在一家公司，机器人能够模仿一个人从一个来源复制和粘贴数据到另一个来源的人工过程。实现后，处理时间从24小时减少到1小时，准确率从97%提高到100%。现在，每天有超过2500笔支付以这种方式进行。

另外，其他功能也可以在利用机器人技术中找到价值。例如，一家公司从不同格式的多个来源收集销售领先期数据，为那些需要它的人创建一个定期报告。这是一个劳动密集型的过程，需要员工访问50个不同的信息源。通过RPA自动化检索50个信息源中的29个，每月可减少所需时间300小时，从而节省了近150 000美元。采购部门需要找到这些用例的自己版本。

本文已从2018年5月10日发布的原文进行了更新，以反映新的事件、情况或研究。